Asambleas Ordinarias ¿Reuniones no presenciales?
Ante emergencia por el COVID-19 los órganos de administración de los edificios y conjuntos deben tomar todas las medidas para prevenir riesgos en las copropiedades y para proteger la salud y la vida de los propietarios, residentes, ocupantes y visitantes.
Por. Nora Pabón Gómez
Directora del Portal InmobiliarioAlDia.com
En la mayoría de los edificios y conjuntos ya se han realizado las asambleas ordinarias. En otros los tomó de sorpresa la pandemia del coronavirus y no saben cómo proceder para cumplir con las normas de propiedad horizontal y al mismo tiempo con las normas sanitarias y de precaución de la enfermedad. Desde luego, prevalecen estas últimas.
Por tanto, los administradores y los consejos de administración , tienen una doble responsabilidad: por una parte, proteger la vida y la salud de cada comunidad para lo cual deberán acatar todas las normas y medidas dictadas por las autoridades gubernamentales, especialmente las de salud, y al mismo tiempo tratar de cumplir con sus funciones de reunir a los propietarios para que estos tomen las decisiones necesarias para garantizar los derechos y obligaciones de las personas de cada comunidad.
A pesar de todo, es necesario aprobar el presupuesto y los estados financieros, elegir a los miembros del consejo para que este nombre al administrador designe al revisor fiscal y cumpla con sus demás atribuciones legales.
A igual que lo hace cada país y cada ciudad y municipio, los administradores y consejos de cada edificio o conjunto deberán implantar y mantener todas las condiciones sanitarias para prevenir el contagio; evitar reuniones con muchas personas, ordenar la limpieza y desinfección diaria de ascensores, pasamanos de escaleras, equipos e instruir y proteger también la salud y seguridad del personal que labora de manera directa o por contratación para prestar servicios a su Copropiedad.
Frente a las recomendaciones médicas, las asambleas no escapan a los posibles focos de contagio de las enfermedades si no se toman todas las medidas necesarias para evitarlos.
Ya los abogados y otras personas expertas en el tema nos hemos pronunciado frente a las inquietudes planteadas por los Administradores qué no saben de manera clara cómo proceder.
De acuerdo con lo expuesto y sólo como orientación, comparto lo que he sugerido a las personas que me dan consultado al respecto:
Sin perjuicio de la obligación que tienen los administradores, de acatar todas las normase instrucciones de carácter nacional, distrital o municipal citadas, deben obligatoriamente y por ley, convocar a los propietarios para la asamblea ordinaria.
Reuniones no presenciales. La misma Ley establece la alternativa de realizar las reuniones no presenciales de la asamblea, reguladas por el artículo 42 de la Ley 675 de 2001, para que, por cualquier medio, los propietarios, sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir, cumpliendo con las condiciones señaladas por la misma norma. Actualmente existen empresas especializadas en esta logística para asesorar y asistir a las administraciones y propietarios para este propósito.
Sobre las reuniones no presenciales de juntas de socios, asambleas de accionistas o juntas directivas de sociedades comerciales, fue dictado el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 de la Presidencia de la República, el cual se adiciona el Decreto 1074 de 2015 Único reglamentario del Sector de Comercio, Industria y Turismo . La norma prevé que en virtud de la declaratoria de emergencia decretada por Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, en caso de que las asambleas de estas sociedades hayan sido convocadas de manera presencial, se pueden modificar para reunirse de manera no presencial; habla de asambleas mixtas o sea físicas y virtuales. Ante el vacío de la norma de propiedad horizontal, muchas copropiedades comienzan a aplicar este decreto por analogía y además teniendo en cuenta que el artículo 3 expresa: “Todas las personas jurídicas sin excepción estarán facultadas para aplicar las reglas previstas en los artículos 1 y 2 del el presente Decreto en la realización de reuniones no presenciales de sus órganos colegiados.”
Asambleas de delegados. En los grandes conjuntos y agrupaciones también existe la posibilidad de realizar las asambleas de delegados, también en la forma que lo establezcan los reglamentos.
Aplazamiento de las reuniones. Algunos abogados expertos en los aspectos procesales han recomendado aplazar las asambleas, por caso fortuito, que no cabe duda es lo que se ha presentado, mientras se pueden hacer las asambleas no presenciales. Desde luego que existe un fundamento legal para ello, pero considero que aun cuando en determinados casos se podría acudir a esta alternativa, hay decisiones urgentes que no dan espera como la vigilancia, el aseo, el mantenimiento de equipos entre otros. Sin embargo, será necesario que se analice en cada caso.
Se podrán tomar determinaciones urgentes con carácter provisional por el consejo de administración, que luego podrán ser ratificadas por asamblea. Según la Ley a este le corresponde tomar las determinaciones necesarias en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines de acuerdo con el reglamento. También para determinadas decisiones concretas se podría acudir al l mecanismo de las decisiones por comunicación escrita previstas por el artículo 43 de la Ley 675 de 2001
Los poderes otorgados a pocas personas por varios propietarios son una alternativa recomendable en este momento siempre que el reglamento no establezca limitaciones en tal sentido. En todo caso así se reúnan pocos propietarios como sería también el caso de las asambleas de segunda convocatoria se deben tomar todas las medidas de precaución recomendadas y de todas formas no es seguro que los asistentes no puedan tener o transmitir el virus por lo cual deberán obrar de manera responsable y no acudir si han viajado al exterior, si han tenido contacto con personas que lo hayan hecho o si tienen síntomas o enfermedades respiratorias.
Finalmente, aunque lo ideal es que se aplazaran estas reuniones o se reunieran de manera no presencial , para prevenir al máximo la propagación del virus, no hay ninguna norma al respecto y cada copropiedad analizará lo que más le convenga y sugieran sus asesores según las circunstancias de tiempo, recursos y otros factores determinantes. Los afiliados al Portal InmobiliarioAlDia.com podrán encontrar en la Sección de Capacitación, mayor información sobre las normas relacionadas con el tema.
