Asambleas 2019
Por. Abogada Nora Pabón Gómez
Directora del Portal InmobiliarioAlDia.com
Desde finales del año anterior los administradores de edificios y conjuntos sometidos al régimen de propiedad horizontal vienen preparando sus informes de las labores adelantadas durante el año, elaborando los estados financieros y los presupuestos anuales, que deberán someter a la aprobación de la asamblea de propietarios.
Como quiera que hay personas que adquieren o toman en arriendo por primera vez un inmueble con cualquier uso y que además siguen existiendo dudas sobre las asambleas y todos los aspectos formales y de fondo que se deben tener en cuenta para garantizar la firmeza de las decisiones que se adopten, una vez más en esta Sección contribuimos a dar una orientación a nuestros lectores, basados en las consultas que semanalmente y durante los últimos años hemos venido recibiendo.
Aunque la Ley continua vigente por lo cual estas reuniones son parecidas, en los últimos años, se han observado nuevas tendencias y medidas para agilizar las asambleas y para hacerlas más efectivas.
LOS TEMAS SOBRE SEGURIDAD Y SALUBRIDAD, FUNDAMENTALES EN LOS PRESUPUESTOS
Hechos actuales han propiciado que uno de los temas en que los edificios invierten mayor dinero es en la Seguridad. El régimen de propiedad horizontal busca garantizar la seguridad en los edificios. Las copropiedades deben tener en cuenta que no solo deben tomar precauciones cuando reciban los bienes privados y comunes, solicitando entre otras la licencia de construcción y las garantías respectivas, sino que deben invertir en el mantenimiento, conservación y reparación de estos bienes. Ello corresponde a todos los órganos de administración según las funciones de cada uno.
A la seguridad de la edificación, la cual desde luego se relaciona con la seguridad de las personas que residen y que utilizan las edificaciones, se suman otros aspectos de la seguridad como la designación de una firma de vigilancia que cumpla con todos los requisitos legales. Se relaciona también con la seguridad, garantizar la utilización adecuada, el mantenimiento preventivo y la obtención de las certificaciones necesarias en lo que se refiere a ciertos bienes comunes como los ascensores, el sistema de detección de incendios, las puertas eléctricas, las bombas, las piscinas y similares, cámaras de vigilancia. Para garantizar la seguridad de las personas y particularmente de quienes más lo requieren como los niños, las personas con discapacidad y los adultos mayores; los administradores y los consejos al preparar el presupuesto y la asamblea al aprobarlo no deben escatimar en la asignación de partidas suficientes para tales propósitos.
Otros rubros que se incluyen en los presupuestos se refieren al cuidado del medio ambiente, y para garantizarlo se deben hacer las apropiaciones necesarias en cuanto al manejo de basuras, fumigación, desechos, entre otros.
Solo mediante el análisis previo del presupuesto frente a las necesidades de cada edificación, así como la asistencia y participación en las asambleas para aprobarlo o ajustarlo y para debatir sobre temas comunes de la copropiedad, se puede garantizar el respeto de los derechos de las personas y una mejor convivencia.
COMO SOLUCIONAR LA INASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS
Uno de los problemas más preocupantes en la mayoría de los edificios es el relacionado con la poca asistencia de los propietarios, lo que propicia que las decisiones que afectan a todos al final solo sean adoptadas por una minoría. En la asamblea ordinaria y salvo que se presentara a la misma, alguno de los casos que requieran un quorum calificado según el reglamento o la Ley, o que este establezca un quorum superior ,se requiere para deliberar un número plural de propietarios de unidades privadas que representen, por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y se podrán tomar decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad representados en la respectiva reunión.
Algunos reglamentos determinan la imposición de multas por la inasistencia a la asamblea. Al parecer esta es la medida que ha dado mejores resultados.
Otra medida es el otorgamiento de poderes. Cuando una persona no pueda asistir a la reunión puede otorgar poder a otra. Aunque recién expedida la Ley 675 se limitaba el número de poderes, que se podía conferir a cada propietario, ahora en los reglamentos se ha visto la necesidad de no establecerlo, para lograr mayor asistencia. Es posible conferir poder al arrendatario si no lo prohíbe el reglamento.
Uno de los factores que desmotivan a los propietarios para asistir a la asamblea es el sitio, la hora o las condiciones físicas del lugar de la reunión. Esto se debe algunas veces a la falta de conocimiento por parte de los administradores y consejos de administración, en cuanto a la organización de este tipo de reuniones. Debe redactarse por parte de los mismos un reglamento interno en el cual se incluyen aspectos detallados que no son contemplados en el reglamento de propiedad horizontal. Muchos edificios acuden a la utilización de la tecnología, e incluso a empresas especializadas que cubren toda la logística para facilitar las asambleas haciéndolas mas rápidas y eficientes, Controlan el ingreso, verifican asistencia, utilizan dispositivos electrónicos para verificar el quorum y hacer el voto electrónico, alquiler de audio y video, alquiler de computadores, grabadoras y demás requeridos.
Al igual que en todos los casos en que se utiliza la tecnología, se debe tener cuidado de observar estrictamente la Ley,
Requisitos de la convocatoria.
La convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario.
La citación debe ser enviada a cada propietario a la última dirección registrada, acompañando el listado de personas que adeudan expensas comunes.
Se debe incluir la relación de propietarios y se recomienda también anexar un formato de poder en caso de que el propietario no pueda asistir.
Se deben adjuntar los estados financieros y el presupuesto.
Informar a los propietarios que los libros se encuentran a su disposición en la administración, en horarios determinados.
Cuando la asamblea no sea convocada. Se reunirá por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada periodo presupuestal.
Suspensión de la Primera asamblea. Si no se alcanzan a tratar todos los puntos del orden del día en la primera reunión, se puede convocar de nuevo la asamblea ordinaria para tratar y decidir los restantes. En esta el quorum para deliberar será como en el primer caso: un número plural de propietarios que represente más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y el para decidir se requiere el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de copropiedad representados en la reunión.
Segunda Convocatoria: Si no se logra el quorum para deliberar, la segunda asamblea que se realice tendrá el carácter de segunda convocatoria. En esta se podrá sesionar con un número plural de propietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.
Celebración de la Asamblea Ordinaria
Los propietarios se reunirán en asamblea ordinaria, en la fecha y lugar determinados en la convocatoria.
Al igual que en la preparación y convocaría a la asamblea, durante la reunión programada se deben tener en cuenta varios aspectos formales y otros de fondo o sustantivos. Estos últimos son los que se derivan de la ley o del respectivo reglamento de propiedad horizontal.
¿Qué normas se deben aplicar en la reunión de la asamblea ordinaria?
Se debe dar cumplimiento al respectivo reglamento de propiedad horizontal, pero si este contradice a la Ley 675 de 2001 en regulaciones que de acuerdo a la Ley 675 de 2001 son imperativas, o consideradas de orden público, se debe dar preferencia a estas.
¿Cuáles son los requisitos para la celebración de la asamblea de segunda convocatoria?
Solo se puede considerar como tal a la que sea convocada por falta de quórum en la primera. Salvo que el reglamento establezca algo diferente, se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial a las 8PM.
Considero que la asamblea de segunda convocatoria se debe reunir en fecha diferente a la inicial para garantizar los derechos de los propietarios.
¿Es posible en un conjunto por etapas, hacer asamblea general con una sola etapa integrada al régimen de propiedad horizontal, esto es, solo con los dueños de unidades que integran una sola etapa?
La asamblea general solo se podrá convocar y reunir cuando hayan sido construidos y transferido un número de unidades que represente por lo menos el 51% del total de coeficientes del conjunto.
¿En qué casos los votos son unitarios y cuando se aplica el coeficiente de copropiedad?
En los edificios y conjuntos residenciales, cada voto equivale al coeficiente de copropiedad excepto cuando no se trate de asuntos económicos en cuyo evento es unitario. Ello significa que los asuntos en los que se pueden contar los votos por cada apartamento y no por coeficiente, son los de simple administración, si tenemos en cuenta que casi todas las decisiones tienen consecuencias económicas (Sentencia C- 522 de 2002).
En edificios y conjuntos de uso comercial y mixto el voto siempre equivale al coeficiente de copropiedad.
¿Cuáles son las funciones de la asamblea ordinaria?
En cada reglamento de propiedad horizontal y en la Ley 675 de 2001 se determinan las funciones de la asamblea general. La asamblea ordinaria se reúne principalmente con el objeto de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos del administrador (cuando no haya consejo), de los miembros del consejo de administración, del revisor fiscal (si lo hay o es exigido por la Ley como es el caso de los inmuebles de uso comercial o mixto) y de los miembros del comité de convivencia. Igualmente será función de la asamblea ordinaria la aprobación de las cuentas del último ejercicio y del presupuesto del nuevo año.
– Verificación del Quórum: Establecida la asistencia se hará el conteo por coeficientes representados dando aplicación a lo dispuesto por el reglamento y en vacío de este por la Ley en la forma ya anotada.
Se consulta con frecuencia qué sucede si el quórum se logra al principio, pero luego, generalmente por la demora de la reunión, se van retirando los propietarios descompletando el quórum requerido. En estos casos no se podrán tomar las decisiones y si se hace quedarán viciadas las mismas.
– Comienza la reunión: El éxito de la asamblea depende de su preparación. Los expertos recomiendan que los informes del administrador, del revisor fiscal y del consejo, así como el presupuesto nuevo deban ser presentados con ayudas audiovisuales. Incluso hemos incluido fotos del respectivo edificio o conjunto, lo cual hará más agradable la reunión.
-Cuotas: Aunque muchos propietarios alegan para que no se eleven las cuotas de administración, se debe considerar el cumplimiento de las normas sobre vigilancia privada, las de piscinas (si las hay), el aumento del salario mínimo y del mantenimiento, conservación de los bienes comunes y de los servicios comunes. De lo contrario será necesario acudir al cobro de cuotas extraordinarias.
Las cuotas se determinan de acuerdo con lo que establezca el reglamento. Si los coeficientes de los reglamentos no reformados no corresponden a los criterios determinados por la Ley 675 de 2001, es porque fueron calculados con otros criterios y no están violando la Ley.
¿Qué incrementos se pueden contemplar?
Depende del presupuesto y de cada edificio o conjunto. Cada año sube el costo de salario mínimo de los trabajadores, la vigilancia, la administración, entre otros. Aunque las personas a veces desean que no se aumenten las cuotas, siempre es necesario hacerlo, si se quiere mantener la calidad de vida en el edificio o conjunto tanto en lo referente a los bienes y servicios comunes como en cuanto a los derechos de propietarios y usuarios.
– Es importante dejar una partida reservada para el mantenimiento y conservación de terrazas y cubiertas, lo cual corresponde a todos los propietarios y no como erróneamente se ha creído, que es responsabilidad de los usuarios de éstas. Los administradores y demás propietarios serán responsables por los daños y perjuicios ocasionados por tal omisión o por no realizar oportunamente las obras respectivas..
– Nombramiento del presidente y el secretario. El presidente puede ser cualquier propietario que sea serio, que se haga respetar, conozca el reglamento y las normas. Esta designación puede recaer en el presidente del consejo. Por lo general el secretario es el administrador. Este no es parte de la asamblea, ni tiene voz ni voto en la misma, pero sí debe asistir.
Nombramiento de los miembros del consejo: Deben ser propietarios o los representantes de estos. Se nombrarán en la forma como exprese el reglamento.
Es importante que los elegidos se encuentren al día con sus obligaciones con la administración. Es importante que los que acepten este cargo sean conscientes de la responsabilidad que adquieren. Se pueden establecer incentivos para éstos, especialmente cuando sea difícil que las personas se postulen.
Otras inquietudes planteadas con frecuencia por los lectores
Pueden asistir los arrendatarios?
La asamblea es de propietarios, sin embargo, los arrendatarios podrán asistir para defender sus derechos previa solicitud al administrador, pero no tendrán derecho al voto.
Pueden asistir los morosos?
Podrán asistir con voz y voto. No obstante si el reglamento lo restringe se deberá acatar esta previsión.
Cuantos votos tiene el constructor?
La votación del constructor se hará de acuerdo con su coeficiente de Copropiedad y tiene todos los derechos, en proporción a las unidades no transferidas. La asamblea debe respetar los derechos de los constructores especialmente cuando se busca proteger el desarrollo , transferencia y entrega de las unidades privadas de todas las etapas.
Qué sucede cuando se han otorgado las escrituras de compraventa pero estas no se han registrado?
La asamblea es de propietarios y solo tienen ésta condición quienes aparezcan como tales en el respectivo certificado de tradición y libertad, es decir, quienes tengan escritura registrada. De lo contrario requerirán poder del propietario.
La asamblea ordinaria no puede tomar decisiones sobre:
-Sobre situaciones que hayan generado derechos adquiridos.
-Derechos del propietario inicial.
Modificar coeficientes sin consentimiento del propietario afectado salvo que la Ley lo exija.
Sobre los bienes privados y los derechos de sus propietarios sobre estos.
