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Directora: Nora Pabón Gómez

Celebración de asamblea ordinaria

Feb 13, 2016

Por Abogada Nora Pabón Gómez

Directora del Portal InmobiliarioAlDia.com

Publicado en Sección Vivienda de El Tiempo, el 13 de febrero de 2016

 

 

CELEBRACIÓN DE ASAMBLEA ORDINARIA

 

Los propietarios se reunirán en asamblea ordinaria, en la fecha y lugar determinados en la convocatoria. Luego de hacer referencia a la etapa previa a la asamblea de propietarios, en esta oportunidad tratamos y damos algunas sugerencias para la celebración de esta reunión ordinaria anual.

 

Al igual que en la preparación y convocatoria a la asamblea, durante la reunión programada se deben tener en cuenta varios aspectos formales y otros de fondo o sustantivos. Estos últimos son los que se derivan de la ley o del respectivo reglamento de propiedad horizontal.

 

¿Qué normas se deben aplicar en la reunión de la asamblea ordinaria?

 

Se debe dar cumplimiento al respectivo reglamento de propiedad horizontal, pero si este contradice a la Ley 675 de 2001 en regulaciones que de acuerdo a la Ley 675 de 2001 son imperativas, o consideradas de orden público, se debe dar preferencia a estas.

 

¿Cuáles son algunas de estas disposiciones obligatorias de la Ley que rigen por encima de los reglamentos de propiedad horizontal?

 

Entre estas normas se destaca la consagrada en el artículo 45. Salvo que la Ley o el reglamento exijan un quorum o mayoría superior, el  quorum para deliberar será de un número plural de propietarios de unidades privadas, que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de copropiedad y el quorum para decidir será de los votos que representen la mitad más  uno de los coeficientes de copropiedad representados en la respectiva reunión. Esta afirmación se basa en pronunciamientos de la Corte Constitucional sobre la Ley (Sentencias C-488 y C-738 de 2002).

 

Igualmente se considera imperativa la contenida en el mismo artículo en el sentido de que con excepción de la extinción de propiedad horizontal, para ningún caso se podrá exigir una mayoría superior al 70% del total de coeficientes del edificio o conjunto.

 

Otro ejemplo es el artículo 46. Los casos enunciados en éste, no podrán ser aprobados sino con una mayoría calificada del 70% del total de coeficientes de copropiedad que integran el edificio o conjunto.

 

Este artículo también establece que las decisiones que requieren quorum calificado, no pueden ser tomadas en reuniones no presenciales, ni de segunda convocatoria salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por la Ley.

 

Para mayor claridad de los casos en que prevalece la Ley sobre el respectivo reglamento, se sugiere consultar la jurisprudencia. Sentencias C-488 y C-738 de 2002).

 

¿Cuáles son los requisitos para la celebración de la asamblea de segunda convocatoria?

 

Solo se puede considerar como tal a la que sea convocada por falta de quórum en la primera. Salvo que el reglamento establezca algo diferente, se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial a las 8PM.

 

Considero que la asamblea de segunda convocatoria se debe reunir  en fecha diferente a la  inicial para garantizar los derechos de los propietarios.

 

¿Es posible en un conjunto por etapas, hacer asamblea general con  una sola etapa integrada al régimen de propiedad horizontal, esto es, solo con los dueños de unidades que integran una sola etapa?  

 

La asamblea general solo se podrá convocar y reunir cuando hayan sido  construidos y transferidos un número de unidades que represente por lo menos el 51% del total de coeficientes del conjunto.

 

¿En qué casos los votos son unitarios y cuando se aplica el coeficiente de copropiedad?

 

En los edificios y conjuntos residenciales, cada voto equivale al coeficiente de copropiedad excepto cuando  no se trate de asuntos económicos en cuyo evento  es unitario. Ello significa que los asuntos en los que se pueden contar los votos por  cada apartamento y no por coeficiente, son los de simple administración, si tenemos en cuenta que casi todas las decisiones tienen consecuencias económicas (Sentencia  C- 522 de 2002).

 

En edificios y conjuntos de uso comercial y mixto el voto siempre equivale al coeficiente de copropiedad.

 

¿Cuáles son las funciones de la asamblea ordinaria?

 

En cada reglamento de propiedad horizontal y en la Ley 675 de 2001, se determinan las funciones de la asamblea general. La asamblea ordinaria se reúne principalmente con el objeto de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar los nombramientos del administrador (cuando no haya consejo), de los miembros del consejo de administración, del revisor fiscal (si lo hay o es exigido por la Ley como es el caso de los inmuebles de uso comercial o mixto) y de los miembros del comité de convivencia. Igualmente será función de la asamblea ordinaria la aprobación de las cuentas del último ejercicio y del presupuesto del nuevo año.

 

¿Qué procedimiento se cumple normalmente en la asamblea ordinaria y que recomendaciones hago con frecuencia para estas reuniones de los propietarios?

 

- Verificación de asistencia. Generalmente los propietarios no presentan sus escrituras, ni certificados de tradición para demostrar su calidad de tales, pero si existe duda  se puede solicitar.  Es de mucha utilidad el libro de propietarios.

Si un arrendatario o tenedor a otro título desea asistir  para tratar algún asunto que lo pueda afectar, debe comunicarlo previamente a la administración para que esta explique su acceso e intervención si es del caso. (Sentencia C-318 de 2002).

 

Representación y poderes. Cuando una unidad privada  pertenezca a varias personas, éstas deberán designar solo una que las represente en la asamblea. En caso de  desacuerdo, o que se presenten todas alegando derechos diferentes, se deberá pedir el poder otorgado solo a una.  El voto no puede ser fraccionado.

 

En caso de otras representaciones legales o voluntarias éstas se deberán acreditar con el documento correspondiente, que no necesariamente será un poder. Salvo que el reglamento establezca algo diferente, los poderes no requieren ser autenticados.

 

- Verificación del Quórum: Establecida la asistencia se hará el conteo por coeficientes representados dando aplicación a lo dispuesto por el reglamento y en vacío de este por la Ley en la forma ya anotada.

 

Se consulta con frecuencia qué sucede si el quórum se logra al principio pero luego, generalmente por la demora de la reunión, se  van retirando los propietarios descompletando el quórum requerido. En estos casos no se podrán tomar las decisiones y si se hace quedarán viciadas las mismas.

 

- Comienza la reunión: El éxito de  la asamblea depende de su preparación. Los expertos recomiendan que los informes del administrador, del revisor fiscal y del consejo, así como el presupuesto nuevo deban  ser presentados con ayudas audiovisuales. Incluso hemos incluido fotos del respectivo edificio o conjunto, lo cual hará más agradable la reunión. También será importante el sitio, la hora, las condiciones ambientales y climáticas, el suministro de un refrigerio (según la magnitud del conjunto).

 

Cuotas: Aunque muchos propietarios  alegan para que no se eleven las cuotas de administración, se debe considerar el cumplimiento de las normas sobre vigilancia privada, las de piscinas (si las hay), el aumento del salario mínimo y del mantenimiento, conservación de los bienes comunes y de los servicios comunes. De lo contrario será necesario acudir al cobro de cuotas extraordinarias.

Las cuotas se determinan de acuerdo con lo que establezca el reglamento. Si los coeficientes de los reglamentos no reformados no corresponden a los criterios determinados por la Ley 675 de 2001, es porque fueron calculados con otros criterios y no están violando la Ley.

 

Es importante dejar una partida reservada para el mantenimiento y conservación de terrazas y cubiertas, lo cual corresponde a todos los propietarios y no como erróneamente se  ha creído,  que es responsabilidad de los usuarios de éstas. También se deben hacer previsiones  para hacer obras y adecuaciones a favor de las personas discapacitadas, haciendo para ellas al igual que para los demás un lugar seguro y agradable para vivir. En los edificios y conjuntos que cuenten con piscinas y elementos similares,  es necesario hacer las previsiones necesarias e incluir en el presupuesto  el valor correspondiente  para dar cumplimiento a las normas pertinentes.  

 

- Nombramiento del presidente y el secretario. El presidente puede ser cualquier propietario que  sea serio, que se haga respetar, conozca el reglamento y las normas. Esta designación puede recaer en el presidente del consejo. Por lo general el secretario es el administrador. Este no es parte de la asamblea, ni tiene voz ni voto en la misma, pero sí debe asistir.

 

Nombramiento de los miembros del consejo: Deben ser propietarios o los representantes de estos. Se nombrarán en la forma como exprese el reglamento.

Es importante que los elegidos se encuentren al día con sus obligaciones con la administración. Es importante que los que acepten este cargo sean conscientes de la responsabilidad que adquieren. Se pueden establecer incentivos para éstos, especialmente cuando sea difícil que las personas se postulen.

 

Comité de Convivencia: En la asamblea se designa a los miembros del Comité de Convivencia, entre las personas que gocen del respeto y aprecio de la comunidad. La experiencia y sabiduría de las personas mayores que a veces tienen más tiempo, puede ser de mucha utilidad a la hora de proponer fórmulas de arreglo de los conflictos que se pueden suscitar, No es necesario que sean propietarios.  

 



Etiquetas: asambleas
Categoria: El Tiempo